档案工作管理制度_档案管理制度
档案工作管理制度
第一条为了加强公司档案工作的管理，使其达到规范化、标准化、系统化的要求，充分发挥档案在维护企业合法权益及公司各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和北京市《档案法实施办法》等法律规章，制定本制度。
第二条公司档案是公司自成立以来在各项活动中形成的有保存价值的以各种载体形式真实记录的总和。其构成是：以基建（工程技术）档案为主体，包括文书、工程、市场、会计、经营、法律、设备、声像、实物等门类的档案。
第三条对公司各个门类、各种载体的档案必须坚持集中统一管理的原则，以确保档案的真实、完整和安全，利于档案信息的开发利用。
第四条公司档案工作由集团办公室主管。档案室设专职档案员一人，负责公司档案工作的日常管理。公司各部门配备一名兼职档案员，负责本部门各类文件材料的收集立卷归档工作。
第五条公司档案室在集团办公室的指导下独立开展档案工作。宣传、贯彻档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全公司档案工作各项规章制度，维护和保持公司档案的完整与安全，主动快捷地提供档案利用服务，使档案在公司各项工作中发挥应有的作用。
第六条档案室负责对集团公司各部门和各分公司文件材料的立卷和归档工作进行监督、指导和检查。
第七条档案工作人员要努力学习档案业务知识，恪守职业道德、不断提高业务素质和管理水平，认真做好档案管理工作。
档案借阅制度
第八条借阅档案，一般以借阅本部门工作形成的档案为主。借阅非本部门的档案，须经该部门领导或公司主管档案领导批准。
第九条查阅档案原件一般限在档案室内。如需借出则借阅期限一般不超过三天。到期不能归还者要及时说明原因，经允许后方可延期归还。
第十条如需提供档案复印（制）件，必须由申请部门经理签字后，并由办公室负责人签字后方可办理。重要档案的复印（制）需经相关部门领导或公司主管档案领导批准。
第十一条借阅人员必须负责维护档案的完整、安全与清洁，不得将档案材料擅自转借、复制、拆散、污损、涂改和加注标记。借阅档案要确保不遗失，不擅自带出本公司。
第十二条借阅时，档案人员应填写《借阅档案登记簿》，并对归还的案卷严格检查和清点，然后注销借阅。
第十三条外单位查阅档案时，须持单位介绍信，并由集团公司办公室或相关部门领导批准。各类（载体）档案不办理对外借阅。
第十四条对借阅中违反本规定，造成档案遗失、损坏、泄密的，档案管理人员应及时向主管领导报告，并追查责任，按集团公司《管理人员违规处理办法》进行处罚，若构成犯罪依法追究刑事责任：
（一）毁损、丢失或擅自销毁企业档案；
（二）擅自向外界提供、抄摘企业档案；
（三）涂改、伪造档案；
（四）未及时上报归档或管理不善的档案管理者；
（五）未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。
档案保密制度
第十五条认真贯彻《档案法》，严格执行党和国家的保密政策、制度，维护国家和企业的机密，确保档案信息的绝对安全。
第十六条档案管理人员应忠于职守，严格遵守保密制度，保持高度的保密意识和良好职业道德。不允许擅自提供、抄录、公布档案内容。 1
第十七条严格执行档案借阅制度，无关人员不得进入档案库房。不得将借阅的档案擅自复制、摘抄或转借他人。
第十八条认真做好防火、防盗工作，确保档案机密不被盗、不泄密、不遭人为破坏。
第十九条准备销毁的档案经履行销毁手续后，应及时彻底地进行销毁，不准出卖或做他用。
第二十条定期清理检查档案，并做好记录。发现问题及时向有关部门及领导
汇报
。档案保管制度
第二十一条全部档案必须按门类分别存放。各类档案及案卷的存放，按分类方案的规定和案卷目录的顺序自左向右、自上而下依次排列。
第二十二条档案装具符合国家标准，档案柜坚固耐用、摆放整齐、统一编号，便于管理与查找；归还的档案应随时放回原位，防止出现混乱和丢失。
第二十三条档案库房由档案室人员管理，其他人员禁止进入。
第二十四条库房内要保持适宜的温湿度：温度为摄氏14--24度，相对湿度为45--60％。当温湿度不适宜时应采取措施及时调节。每天有温湿度记录。
第二十五条库房内应保持严密、整洁，禁止存放与档案无关的物品。库房窗户应加挂窗帘防尘及防阳光直射档案材料；定期除尘；防虫防霉药剂应在有效期内使用。
第二十六条档案库房安装防盗门和护窗栏，门锁齐全有效。班前应检查库房门窗，班后要切断电源、锁好门窗，确认安全可靠后方可离开工作岗位。室内严禁吸烟和使用明火，并配置符合规定的灭火器材。
第二十七条每年对档案案卷进行一次全面检查。检查内容主要包括：库藏量、借阅量、移出量、销毁量以及档案保管状况等。认真做好检查记录。
案鉴定和销毁制度
第二十八条档案鉴定工作要贯彻“审查从细，留存从宽”的原则，历史地全面地考察档案的价值和作用，准确判定档案保管期限，
保证
档案质量。第二十九条档案鉴定工作在集团公司主管领导、相关业务部门负责人和档案室人员组成的档案鉴定小组主持下进行。
第三十条鉴定档案按档案室编制的《档案保管期限表》直接对案卷进行鉴定。如果一个案卷内文件内容密不可分而价值有所不同，则以其中最重要文件价值确定该案卷的保管期限。
第三十一条对已超过保管期限的档案，应重新进行鉴定工作，慎重确定其存毁。对仍有保存价值的应延长保管期限并做好相应调整；对确无利用价值的应履行严格的手续将其剔除销毁。
第三十二条销毁档案要严格履行审批手续。必须编制销毁清册，由鉴定人员签字，报集团公司领导审核批准后进行销毁。
第三十三条销毁档案时要严格执行保密制度，由两人监销，监销人应在销毁前认真清点核对，销毁后在销毁清册上签字，并注明销毁方式与日期。
第三十四条档案销毁工作结束后，应将销毁清册及时归档。其保管期限为15年。
档案统计制度
第三十五条做好集团公司档案的日常基本数量统计工作。通过案卷目录、分类目录、借阅登记等，准确、真实地记录档案及档案工作的状况，使基础工作规范化。
第三十六条做好每年的档案工作基本情况统计（包括室藏档案数量、年度归档情况、借阅档案人次卷次、专兼职档案人员基本情况、编研情况等）年报工作，
保证
数据准确，上报及时。 2第三十七条依据档案登记，进行档案接收、鉴定、销毁、保管等情况的数量统计工作，并对档案的借阅利用及利用效果反馈进行统计。
第三十八条通过统计分析，掌握档案数量及档案管理情况的变化，及时发现问题，改进工作，不断提高档案管理工作水平。
第三十九条进行各项档案登记和统计时，要求使用耐久字迹材料书写。
第四十条有关的统计数据、材料未经领导批准不得擅自对外提供
文书档案归档制度
第四十一条归档范围
一、凡是反映集团公司各项经营活动和管理工作的，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
二、集团公司《文书档案归档范围》是参考国家档案局《机关文件材料归档和不归档的范围》等规定，并结合集团公司实际情况制定的。第四十二条保管期限
文书档案保管期限分为永久、长期和短期三种。
长期为16--50年，短期为15年以下。
第四十三条归档时间
集团公司各部门兼职档案员（资料员）负责将本部门已办理完毕的文件材料按年度分类、整理、立卷，于第二年3月底以前交公司档案室统一保管。
第四十四条归档文件材料的质量要求
一、各部门文件材料归档率应达到95%以上，完整率应达到100%。
二、各部门归档文件材料的种类、份数及每份文件的页数应齐全、完整（包括附件、图表、制表说明、统计分析及有领导批示的底稿等），保持原文件的有机联系。
三、公司制发的文件应归档原件或正本。
四、字迹、印鉴清晰，不得有圆珠笔、纯蓝或红墨水、复写及铅笔字迹。
五、档案室与移交部门依据移交目录清点核对归档文件，履行签字手续。
六、对于不归档的文件也要加强管理，有的文件可以作为资料保存。对确实没有保存价值的文件材料，经有关领导、部门和档案室审定后销毁处理。
（一）党群工作
１、上级党委颁发的需要执行的文件材料（包括外出开会带回来的）
２、党总支
工作计划
、总结(1)党总支年度计划总结及重要专题
汇报
(2)党总支半年总结、党办年度总结及较重要的专题
汇报
(3)党办半年总结、一般的总结
汇报
材料３、党总支委员会(包括党政联席会)会议记录
４、领导班子生活会记录
5、领导班子成员年度述职报告
6、党内统计年报
7、党内职务任免的文件材料
(1)任免党总支书记的决定
(2)任免党支部书记的决定
8、党组织关系介绍信
9、评选先进党支部、优秀党员的文件材料
10、党纪处分材料
11、纪检工作的文件、材料
12、有关党建、组宣、纪检、廉政等工作规章制度
13、有关公司党务工作的各类信息稿件
14、有关共青团工作的文件材料
（二）行政管理
１、上级机关颁发的文件材料
2、公司召开会议的文件材料
(1)年度工作会议、重要的专业会议的通知、名单、议程、报
告
讲话
、决议、决定、记录、纪要、简报等材料 （3）(2)半年工作会、一般专业会议的通知、报告、
讲话
等材料3、董事会、监事会、股东会、经理办公会会议记录、纪要、决定
4、公司
工作计划
、总结、报告(1)年度、年度以上的
(2)半年的、重要专题的及部门年度总结
(3)部门半年总结
5、公司年度(含年度以上的)发展规划
6、公司制定的规章制度
(1)公司章程、总经理工作条例等
(2)一般的制度、规定、办法等
7、公司制发的（包括与其它单位联合制发的）文件材料
(1)方针、政策性、重要业务问题的
(2)事务性、有参考价值的
8、公司的请示与上级的批复、分（子）公司的请示与公司的批复
(1)政策性、重要问题的
(2)一般事务性的
9、公司签订的
合同
书、协议书、意向书等文件材料(1)重要的或涉及较大资金额度的(2)有效期不超过三年的委托代理、服务
合同
等10、干部任免的文件材料
(1)公司副总级行政领导
(2)公司所属部门和分（子）公司负责人
11、机构成立、撤并、名称更改、人员编制、启用印信、年检、变更等文件材料
(1)公司一级的
(2)公司所属部门和分（子）公司的
12、质量管理体系文件材料
(1)体系认证、审核认证证书等
(2)质量体系内部文件
13、年度计划任务责任书
14、公司在调查研究工作中形成的文件材料
(1)重要的综合成果、专题报告、方案、总结
(2)原始记录及一般性调查报告
15、公司财产、物资交接凭证
16、经济纠纷、诉讼材料等
(1)涉及数额较大或案情比较复杂的
(2)案情比较简单的
17、奖励表彰、违纪处分、等级认证等文件材料
18、公司组织机构沿革、年鉴、大事记
19、公司编辑的能反映主要职能活动的出版物、光盘等
20、反映公司各项工作的各类信息、稿件
21、同级单位与本公司之间协商工作产生的文件材料
22、本部门制定行政、后勤等规章制度及岗位职责
（三）经营管理
1、公司对外投资的文件材料
(1)协议、决议、出资
证明
等(2)被投资企业重要文件材料
(3)被投资企业一般文件材料
2、公司对外投资业务的方案、请示、批复
3、公司对外投资业务的规定、办法
4、公司对外投资
广告
合同
等5、市场调研报告、营销策划方案等
6、房屋大修（50万元以上）的报告、请示、批复
7、经济纠纷、诉讼材料等
(1)涉及资金数额较大或案情比较复杂的
(2)涉及资金数额较少或案情比较简单的
8、成立、注销、撤并分（子）公司的文件材料
（四）财务会计
1、有关财务审计工作的请示、报告及批复
2、年度各项审计报告
3、年度财务
工作报告
（经济活动分析）4、有关财务工作的报表、统计资料等（不含财务年报）
(1)综合或专项的、重要的
(2)一般的
5、财务工作规章制度及岗位职责
（五）人力资源
1、有关人力资源业务工作的请示、报告及批复
2、公司职工名册
3、公司职工转调工作的行政、工资介绍信
4、公司部门经理、员工主管职务聘任的文件材料
5、干部、职工年度考核文件材料
6、干部、劳动工资统计报表
(1)年度、年度以上、专项、汇总的
(2)半年、季度、月度的
7、社会保险统计报表
(1)年度、决算、汇总的
(2)半年、季度、月度的8、人事劳动工资等规章制度及岗位职责
（六）项目开发
1、集团公司有关开发项目的会议纪要、规定等
2、市场项目管理部和分（子）公司有关项目开发工作的请示、报告及批示（批复）
3、集团公司的建设计划文件
4、市场项目管理部和分（子）公司工程例会会议纪要
基建工程技术档案归档制度
第四十五条基建工程技术档案是集团公司档案的主体。它真实记录和反映了开发建设项目从前期规划到竣工验收、交付使用的全过程，是具有查考、利用价值的重要文件材料。基建工程技术档案包括基建文件、监理资料、施工资料及竣工图四部分。
第四十六条归档责任人
集团公司基建工程技术档案是由多部门、分阶段形成的。根据基建工程技术档案形成的特点，归档工作由相关单位或部门分别负责：
1、基建文件由集团公司基建办公室负责收集、整理和归档；
2、监理资料由监理单位设专人负责收集、整理并移交集团公司档案室；
3、施工资料由施工单位设专人负责汇总、编制并移交集团公司档案室；
4、竣工图由施工单位编制、立卷，集团公司基建办公室相关人员负责监督检查。
5、以上第2、3、4部分工程技术档案由集团公司基建办公室负责人审查签字后移交档案室。
第四十七条归档文件要求
1、归档的基建工程技术文件必须符合北京市建委、规委联合发布的《建筑工程资料管理规程》（dbj01-51-xx）的规定。做到收集齐全，资料真实、完整、有效，核对准确，签署完备并按规范整理、立卷，使用标准装具。
2、工程技术文件应归档原件，因各种原因不能归档原件的，应在复印件上加盖原件存放单位公章，注明原件存放处，并有经办人签字及日期时间。计算机形成的工程技术文件应采用内容打印，手工签名的方式。
3、凡采用施工蓝图改绘竣工图的，应使用反差明显的蓝图，竣工图图面应整洁清晰。
4、工程技术文件的书写材料应有利于长久保存。
5、归档份数：凡是需要归档的工程技术文件，一般归档一份，重要的或使用频繁的文件材料可归档两份。
第四十八条归档时间
工程技术文件材料应在各阶段工作完成后三个月内整理立卷完毕，向集团公司档案室移交。
第四十九条立卷方法
⑴基建文件（分为工程准备文件和竣工验收文件）按开发建设项目立卷；
监理资料、施工资料及竣工图等文件材料按该开发项目的施工项目立卷；
⑵档号按集团公司开发建设项目统一的名称代号编制；
⑶采用分阶段（小份）装订方法立卷。
第五十条保管期限
工程技术档案的保管期限全部为超长期。
a、基建文件（0—6为工程准备文件，7—8为竣工验收文件）
a0现状调查资料：现状图，施工场地情况，地上物，地下管线情况等；
a1决策立项文件：项目建议书及批复、可行性研究报告及批复、关于立项的会议纪要和领导批示、项目评估资料等；
a2建设用地、征地、拆迁文件：城镇建设用地批准书、建设用地规划许可证（附件、附图）、国有土地使用证、拆迁许可证等；
a3勘察、测绘、设计文件：工程（水文）地质勘察报告、初步设计图及说明、施工图设计及说明、设计计算书、施工图审查通知书等；
a4工程招投标及承包
合同
文件：勘察、设计、施工、监理招投标文件（工程招标书、投标文件、标底、评议结果、中标协议）、合同
等；a5工程开工文件：年度施工任务批准文件、修改工程施工图通知书、建设工程规划许可证（附件、附图）、建筑工程施工许可证、工程质量监督手续等；
a6商务文件：工程投资估算文件、工程设计概算、施工图预算、施工预算、工程结（决）算、交付使用固定资产清单等；
a7工程竣工验收及备案文件：建设工程竣工验收备案表、工程竣工验收报告、由规划、环保等部门出具的认可文件或准许使用文件、建设工程规划验收合格文件等；
a8其他文件：
合同
约定由建设单位采购的材料、构配件和设备的质量证明
文件及进场报验文件、工程竣工总结、工程开工前原貌、竣工新貌照片、工程开工、施工、竣工的录像资料等。b、监理资料（详见《建筑工程资料管理规程》（dbj01-51-xx））
b1监理管理资料
b2监理工作记录
b3竣工验收资料
b4其他资料
c、施工资料（详见《建筑工程资料管理规程》（dbj01-51-xx））
c0工程管理与验收资料
c1施工管理资料
c2施工技术资料
c3施工测量记录
c4施工物资资料
c5施工记录c6施工试验记录
c7施工质量验收记录
d、竣工图
会计档案管理制度
第五十一条为了加强公司会计档案管理，根据《会计档案管理办法》和《北京市会计档案管理办法实施细则》，结合集团公司实际情况，特制定本制度。
第五十二条会计档案是集团公司在开发建设经营活动中形成的会计核算专业材料，是连续、系统、综合地反映公司经济业务的重要历史记录，是明确经济责任、维护企业权益的重要凭据。
第五十三条会计档案是公司档案的重要组成部分，由公司档案室实行集中统一管理。会计档案工作的主管领导为财务总监。
第五十四条归档范围：
1、会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等；
2、会计账簿类：包括总账、明细账、日记账等；
3、财务报告等：包括年（季）度财务报告、会计报表等。
实行电算化进行会计核算时，保存打印出的纸质会计档案。
详见《会计档案归档范围和保管期限表》。
第五十五条不归档范围：公司财务资产部经办的有关财务会计工作的方针、政策、制度、预算、计划、
工作总结
、报告等文件材料，不属于会计档案范围。应按照文书档案管理办法办理。第五十六条每年形成的会计档案由财务资产部兼职档案员负责按照归档要求，将会计凭证、账簿、报表分别整理立卷、装订成册，并设专柜妥善保管。
第五十七条归档时间：当年形成的会计档案在会计年度终了后，可在财务审计部暂存一年；但应先向档案室移交当年会计档案案卷目录一份，待暂存期满后向档案室移交。案卷按类别----年度排列。
第五十八条借阅会计档案应严格履行借阅登记手续。档案原件不能借出。本单位非财务人员查阅会计档案，需经财务总监同意；外单位人员需持正式介绍信，经集团公司总裁和财务总监批准，可提供查阅或复制。查阅者严禁在档案上勾划、拆封或抽换。
第五十九条保管期满的会计档案需要销毁时，由档案室会同财务资产部共同鉴定，提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，并经集团公司总裁和财务总监签署意见，批准后方可销毁。
第六十条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，均应单独抽出立卷，由档案室保管至结清债权债务或未了事项完结时为止。
对在建项目的会计档案，不得销毁。
第六十一条档案室接收的会计档案原则上应保持原册的封装，对需要拆封重新整理的案卷应会同财务部门和经办人共同进行，分清责任，确保案卷质量。
附：
会计档案立卷方法
会计档案是企业档案的重要组成部分。通常是按会计凭证、会计账簿、财务报告三大类进行整理立卷的。
会计档案具有专业性较强的特点，根据国家有关规定，会计档案的立卷工作由财务会计部门承担。
(一)会计凭证的立卷方法
１．按月立卷：按时间顺序结合凭证数量的多少，分别组成一册或多册保管单位，一册为一卷。
２．如有记账凭证号可不另外编写页号，所附原始凭证不编号。
３．装订：装订之前应剔除金属物，装订必须包角；在包角处正面骑缝加盖财务专用章，背面加盖立卷人(装订人)的名章。
４．正确填写凭证封面和凭证盒封面、背脊的各项内容。
５．会计凭证的卷号(档号)由公司档案室进行编排，为不分年度的大流水号，至999号换号。卷号写在封皮右上角。
(二)会计账簿的立卷方法
１．按年度立卷：按账簿种类分开立卷，一本账簿为一卷。
２．订本账要保持原来面貌，不要拆散，不用另编页号，将截止页号和使用情况在账薄使用登记表中说明。
３．活页账应撤出空白账页，对有文字的页面(即有效页)按顺序编页号，然后按原有的二孔用线绳装订成册。
4．每本账簿均应加贴封面、封底，可以使用文书档案的牛皮纸卷皮。订本账在原账簿前后加贴封面、封底即可；活页账应去掉塑料账夹后，用文书档案封面、封底装订。
５．正确填写案卷封面、卷内目录和备考表各项内容。特别注意按“三要素”原则写好案卷标题。
即：作者＋时间＋文件名称＝案卷标题
例：中油新兴2011年综合明细账
(三)会计报表的立卷方法
１．按年度立卷：年报与季报、月报因保管期限不同应分别组卷；
２．与会计报表同时形成的文字说明或财务分析，是会计报表的组成部分，应与报表合并立卷，排列在报表之前；
３．集团公司财务报表与分（子）公司上报的财务报表，可按保管期限分别装订或合订成卷，装订时注意折叠整齐、三孔一线；
４．每卷均需编写页号，正面写在右上角，背面写在左上角。可以用铅笔书写；
５．每卷应加案卷封面、封底、卷内目录和备考表。其填写要求，同第(二)---５条。
声像档案管理办法
第六十二条为规范和加强集团公司的声像档案管理，特制定本办法。
第六十三条本办法所称声像档案是指集团公司各部门或个人在开发建设、经营、管理等活动中直接形成的具有保存价值的以录音、录像、光盘及磁性载体、照片等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。
第六十四条声像档案是集团公司档案的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。公司各部门应树立及时收集、定期移交、科学使用的意识。
第六十五条收集范围：
1.党和国家领导人、上级领导及国际友人视察参观等；
2.集团公司的重要会议、大型活动、外事活动及主要职能活动等；
3.反映集团公司先进人物（部门）事迹、活动及集团公司荣获的奖杯、锦旗、奖状、证书、奖品等；
4.集团公司主要领导的工作照、标准照；
5.集团公司重要事件、事故等；
6.集团公司职工日常文体娱乐活动；7.基建工程建设前期准备阶段：建设前的原貌（包括原建筑物、构筑物及周围的环境）；重要的搬迁、拆除、场地平整情况；建设工程奠基、开工仪式，工程项目的招投标活动及重要
合同
的签字仪式；工程设计模型等；8.工程建设施工阶段：建（构）筑物沉降、位移、倾斜、变形及防水、防腐处理；整体工程施工现场情况；隐蔽工程的施工安装及处理；结构、电气、消防、防雷及其它
保证
安全使用的工程设施；各种管线及设备安装工程；施工过程中新技术、新工艺、新材料的应用；主要的质量检查、安全检查、环境检查、验收活动（基础、地下、地上、主体工程）内容；9.工程建设竣工阶段：工程竣工、验收仪式；竣工后建筑物内、外部不同角度的重要局部、全景以及夜景；反映工程获质量评审等级、
颁奖
活动及授予的奖杯、证书等内容。第六十六条收集时间和方法
1.由于声像载体的特殊性，声像档案资料应由形成部门在拍摄后由兼职档案员及时整理并于一周内向档案室归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间；
2.工程建设声像资料由市场项目管理部随时收集，按工程建设的前期准备、施工、竣工阶段（参见本办法第四条7、8、9规定）向档案室移交。
3.档案室应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。
第六十七条收集要求
录音带、录像带、光盘、照片和文字说明要齐全、完整。
归档的声像资料必须是原版、原件，特殊情况下可接收复制件。
声像资料的内容要真实，原件与复制品要相符。
光盘不得有划痕、裂痕和变形，不得带有病毒，不得有打不开的文件或不完整的文件，应使用质地良好的a级盘片。
（一）照片档案
1.内容真实、准确、完整，主体明确、影像清晰、画面完整、色彩纯正，未加修饰剪裁；
2.使用数码相机拍摄，其影像不得进行后期加工。原始图像文件存储格式为无压缩的tiff格式。光学分辨率不得小于300万有效像素（不允许插值），影像尺寸不小于3mb；
3.数码照片档案的存储载体应为dvd文件盘。照片应以内容为单位，分别建立文件夹刻录制作。
（二）录像档案
1.主题要明确、内容连贯完整、图像清晰、镜头平稳。工程项目的录像资料应遵循施工顺序，保持画面、图像的有机联系；
2.要使用质地良好的录像带，带基不得有发霉、变形、掉磁及折损现象；
3.应归档第一代
素材
录像带，以及编辑后成品带或光盘（dvd或以上素质的格式）；4.录像
素材
的记录格式为batecam或dvcam。素材
带的存储载体可以是录像带，也可以是dvd视频盘；5.录像的dvd视频盘，应采用ibp祯，mpeg－2的文件格式，码流小于9.8mb，图像信号分辨率为720×576。
（三）录音档案
1.录音带应声音清楚；
2.录音档案的存储载体应为cd金盘，文件格式为wav，也可以是盒式录音磁带；
3.录音磁带的带基不得有发霉、变形、掉磁及折损现象。
第六十八条声像档案的整理由摄录人员按本办法第四、五、六条进行，档案室指导、监督。
第六十九条声像档案分类、编号
（一）照片档案编号方法：
1.照片档案案卷号：照片档案目录号——案卷顺序号
2.卷内照片张号：案卷号——本卷流水号
（二）录音档案编号方法：
录音档案案卷目录号——录音带顺序号
（三）录像档案编号方法：
录像档案案卷目录号——录像带顺序号
第七十条文字说明的编写
1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等；
2.编写文字说明的要求：
(1)准确揭示声像材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；
(2)照片按自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带按盒编写文字说明；
(3)文字简洁、语言通顺；
(4)时间用8位阿拉伯数字表示，如2011.01.01。
第七十一条案卷要求
1.将内容具有相关联系的照片、录音、录像分别组成案卷；
2.照片以自然张为单位填写卷内目录；
3.录音、录像带以盒为单位填写案卷目录；
4.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第七十二条保管条件
1.存放声像档案的库房或装具应做到防火、防盗、防光、防磁、防尘、防潮、防有害气体等；
2.库房的温度应控制在14-24℃，相对湿度应控制在45%-60%。
第七十三条录音、录像带、光盘应立放。
第七十四条对室存声像档案应每二年检查一次,发现问题要及时进行处理。
档案管理制度
档案管理制度
1、分局所有档案由综合档案是集中管理，不得分散和私人保存。
2、各科室应按要求向档案室移交清洁、全面、完整的档案。
3、文档人员必须确保档案的安全、完整。要定期清点整理档案资料，对残缺或变质的档案及时补充确保完整。要保持档案室的清洁美观，搞好档案室卫生工作。
4、档案室内严禁吸烟、大声喧哗，不准进行与查阅档案无关的活动。
5、非文档人员不得自行翻阅档案。
6、参观人员必须经领导批准，在档案员的陪同下方可参观。
档案室管理制度
一、档案管理人员必须贯彻“以防为主，防治结合”的原则，做好档案室的管理工作，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠等措施。
二、档案管理人员必须坚持值日值班制度，坚持每天下班前检查门窗是否关好，电源开关是否关闭。对所保管的案卷，半年进行一次抽查，年终进行一次全面检查。严禁在档案室抽烟、吐痰。外来人员未经许可不得进入档案室。
三、新接收的档案资料，必须经过严格核查和消毒处理后才能进库上架
四、值班人员必须做好档案室内外温湿度记录，做好温湿度的调节工作（标准温度为摄氏14—24℃，相对湿度为45%—60%）。
五、档案室设施要经常进行检查，坏了要及时报告或维修，
保证
各项设施完整正常。六、保持档案室的清洁卫生，坚持做到每周一小扫，每月一大扫。
公司档案管理制度
档案管理制度
一、 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、 归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、
合同
、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。三、 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、 档案管理员的职责：
保证
公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。五、 资料的收集与整理
1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、 资料的分类与归档
1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、 档案的借阅
1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4. 档案借阅者必须做到：
① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、 档案的销毁
1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
档案保管制度
一、对本单位各门类、载体档案均由本单位档案室集中保管，案卷质量必须符合规范要求，方予接收入室。全部档案分别按不同门类、载体、保管期限排列、编号、固定位置。
二、库房管理应严格执行《档案库房技术管理暂行规定》做好防火、防高温、防盗、防尘、防潮、防有害生物、防蛀、防有害气体。库房内严禁吸烟和使用明火，严禁存放易燃、易爆物品。
三、坚持定期或不定期检查、统计档案，如有破损、字迹褪变、霉变生虫等情况，应及时采取补救措施，确保档案的完整与安全。
四、经常保持库房、柜架整洁整齐，定期对库房内电器、线路、消防设施进行检查，发现问题及时解决，档案人员离开库房时，必须切断电源，管好门窗。
五、坚持温湿度侧记和调节，档案库房的温度应控制在14度至24度之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。
六、档案库房由专人管理，非库房工作人员未经许可不得擅入，档案交接应严格履行手续。
档案室安全管理制度
档案室安全管理制度 档案室安全管理制度
1.档案室是学校党政文书资料、人事档案、学生学籍档案保存使用的场所
，列为学校安全管理要害部位，工作人员应特别做好安全工作。
2.档案室是机密部位，非工作人员未经批准，不得随便进入室内。
3.各类资料进入档案室，必须严格登记制度、借还制度，机密资料、人事
档案严防丢失、严防泄密事件的发生。
4.档案室应通风、透气、干燥，做好防湿、防虫蛀的工作。
5.室内消防器材、报警设备常年完好，性能良好有效。
6.严禁将任何火种带入室内，任何人不准在档案室内吸烟。
7.门窗坚固防盗，工作人员随手关窗锁门，假期、节日要特别加强看护，
确保安全。
中学学籍档案管理制度
一、贯彻落实《中华人民共和国教育法》，严格执行《深圳市学籍管理暂行办法》和《龙岗区学籍管理暂行办法》的规定，认真做好学籍管理工作。
二、学校设立专门的学籍资料管理人员和学籍资料电脑管理员，负责处理学籍资料的整理、归类和输入电脑，进行数据处理。
三、学校设立一个独立的学籍资料档案室，该档案室是贮存各种学籍资料文件、各年级学生学籍档案的重要场所，任何人未经教导处领导或学籍资料管理员允许，不得翻阅各种文件和资料，以确保文件和资料的保密性。
四、所有学籍管理文件、资料的入档、保管、借出由管理人员负责，每学期必须进行一次全面清查、整理，以确保文件资料的系统、完整。
五、各种学籍管理文件、资料和学生档案资料原则不外借阅；需要借阅的文件、资料，应由主管领导批准后，办理借阅手续并按时归还。
六、各类学籍管理文件、资料应按类合理放置，做到整齐、易查找。如有丢失，应及时报告，并补回。
七、加强管理，切实做好防火、防盗、防水、防虫等安全工作。
八、做好重要文件的保密工作。
基层组织档案管理制度
一、归档内容
1、基层支部《工作记录册》（一年一本）；
2、上级有关部门下发的各种文件材料、学习资料；
3、党员本职工作或党务工作获得各种荣誉称号、先进事迹、党员参政议政指定的材料（合理化建议、提案、议案、统战论文、调研报告）；
4、支部订立的各种制度、支部换届过程中形成的文字材料；
5、支部每次组织生活会的简要记载（包括时间、地点、主持人、参加人主要议题等）。
二、归档上报
1、支部《工作记录册》每年12月25日前上报市委，市委进行有关检查登记后存档保管；
2、党员向人大、政协两会提交的提案、议案及统战论文、调研报告的复印件。
三、归档要求
1、以上所列各项建档齐全、记载及时、工整、准确、全面；
2、基层支部档案由支部主委或其指定的专人保管；
3、支部换届或有关人员变动要及时做好移交工作。
退休人员档案管理制度
、退休人员档案正式移交社区,社区要认真进行整理、登记，认真填写档案移交登记卡，同时要配备专用档案柜。
2、社区协理员要将退休人员档案，按电脑编号归档，以便借阅查找。
3、妥善保管档案，做到不丢失，无破损，无霉变。
4、严格执行档案借阅归还制度。不许无关人员无故查阅、翻看退休人员档案。
5、借阅档案时要严格招待封签制度，不许开口借阅。
档案安全保管制度
档案安全保管制度一：
1、档案人员必须保护、保管好档案，对各类档案进行科学分类，排列、编号、装箱，箱柜排放有序。
2、定期检查档案保管情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，
保证
档案的安全完整。3、档案库房是机要重地，非档案人员严禁进入。
4、库房内严禁存放与保护档案无关的各类杂物品，要保持整洁。
5、档案库房必须坚固，采取防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防光、防尘、防污染等设施，并要经常检查各项设施是否有效。
6、库房内置放温、湿度监测设备，定期检查、记录、分析，
保证
规定的温湿度。7、档案管理人员离开库房时要关好门窗、拉灭电灯。
档案安全保管制度二
(1)档案查借阅及其他非档案部门工作人员，未经许可，一律不得进入档案工作室和库房。
(2)要做好办公室和库房的安全工作，每天由最后一位离开办公室的同志负责断电断水源，锁好门窗。
(3)将档案按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。各类档案原则上按档号存放。档案柜标示举例，例：xx-dq11-1～80，即xx年党群档案综合类第1-80件。插卷，编入档案产生年度目录，并在检索目录上注明，存入档案产生年度柜内。
(4)档案柜应编顺序号，各库、各类档案均应标有档案存放示意图。
(5)应对档案进行定期安全检查，积极做好八防工作（防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗）。发现问题，及时解决。
(6)对破损、褪变档案要及时进行修补、复制。
(7)在档案柜内放置驱虫防霉药物，每月检查一次虫、霉情况，发现虫、霉及时处理。
(8)查、借阅档案当面注销，及时入库。每学期结束前，对库藏案卷进行总清点，及时催还借出的档案。
(9)每年对库存声像档案进行一次全面核对检查，发现问题及时报告、处理。
(10)照片、底片要定期（每学期一次）进行检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。
(11)录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带，并马上入盒，以防污染，要不定期检查，如发现变形断裂、磁粉脱落等现象，应立即进行补救。
(12)声像档案保管期限与相应文字材料的保管期限一致，需长期保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制。
